« Comment j’ai accompagné un constructeur automobile international dans la migration de plus de 20 000 boîtes aux lettres ! »

Consultant Chef de Projet au sein d’Eliadis, ESN dédiée à l’Intelligence Collaborative, Pierre est venu en renfort dans le cadre du chantier de migration de messagerie au sein de la filiale d’un grand constructeur automobile français. Retour sur ce projet d’envergure et sur le rôle de l’expert Eliadis.

Un ambitieux projet de migration

Le 26 novembre 2018 est une date clé pour un chantier de grande ampleur mené actuellement. Le groupe français a alors activé près de 20 000 boîtes aux lettres d’une récente acquisition, en passant d’une infrastructure Microsoft Exchange on premise à sa version online, Microsoft Office 365. En ce début d’année 2019, il reste un reliquat de 4 000 messageries personnelles et environ 5 000 boîtes aux lettres de service à migrer. À cela s’ajoute l’activation de Microsoft Skype. Chaque boîte aux lettres est potentiellement associée à l’outil de communication de Microsoft. Sur les 26 000 comptes Skype, 7 000 disposeront de la téléphonie sur IP. Au final, le projet devrait être terminé fin mai.

Dans le projet actuel, le rôle de Pierre est essentiel. Il apporte un éclairage technique lors des réunions avec la direction, il est l’interprète, permettant aux différentes équipes responsables du run et décisionnel, par exemple, de se comprendre. « Au regard des enjeux, la moindre erreur peut avoir de lourds impacts. J’appelle à la vigilance sur un certain nombre de points. Sur ce projet, j’ai en quelque sorte un rôle de Product Owner. En fonction des événements, je lève le drapeau vert, orange ou rouge ! »
S’agissant d’un projet de dimension internationale, Pierre est en contact régulier avec le siège social de la filiale qui est cours de migration, à raison de trois réunions en anglais par semaine. « Je rédige l’ordre du jour, anime la réunion, établit le compte-rendu. », et prend en compte également les doléances des instances représentatives du personnel et du Comité d’entreprise lors de la planification des tâches attenantes aux projets.

« Entre ce constructeur automobile et Eliadis c’est une longue histoire, rappelle Pierre, consultant Chef de projet, actuellement en mission au sein de ce groupe automobile pour assurer le suivi de migration et la programmation des tâches du projet. L’ESN avait déjà accompagné ce groupe dans sa précédente migration de messagerie, passant d’un environnement IBM Domino à Microsoft Exchange. »

Pierre a mis en place des indicateurs de performance (KPI) qui faisaient défaut au projet, tels que le taux d’adhésion des collaborateurs à la nouvelle plateforme, établi par extraction des logs. Au fil des semaines, le groupe a ainsi pu suivre la progression des usages des collaborateurs concernant Microsoft Exchange online.

Enfin, Pierre a délivré un certain nombre de conseils à la filiale du groupe en termes d’accompagnement à la conduite du changement, un facteur de succès particulièrement important pour ce type de projet. « La migration entraîne un certain nombre de changements d’habitudes en termes d’archivage ou de cryptage des messages. Détournée de son usage premier, la messagerie sert souvent à stocker des contenus. »

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